Posto que empresas de todos os portes precisam manter seus dados atualizados junto à Receita Federal, a alteração de CNPJ é um procedimento fundamental nesse processo, pois garante que as informações cadastrais da empresa estejam corretas e condizentes com sua realidade atual.
Mas, apesar disso, muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre quando é realmente necessário alterar o CNPJ, quais mudanças exigem essa atualização e como o processo deve ser feito corretamente. A seguir, explicamos tudo de forma prática e objetiva.
O que é alteração de CNPJ?
O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) reúne dados essenciais sobre a Pessoa Jurídica, portanto, qualquer modificação que altere a constituição, funcionamento ou representação legal da empresa exige uma atualização cadastral perante a Receita Federal.
Entre os principais dados que podem passar por alteração de CNPJ, estão:
- Nome empresarial;
- Endereço da sede;
- Atividades econômicas (CNAEs);
- Quadro societário;
- Capital social;
- Natureza jurídica.
A Receita Federal exige que essas alterações sejam registradas por meio do DBE (Documento Básico de Entrada) ou do Coletor Nacional, e, muitas vezes, também é necessário realizar registros em juntas comerciais ou cartórios, conforme o tipo societário da empresa.
Quando a alteração de CNPJ é obrigatória?
A obrigatoriedade da alteração depende de acordo com o tipo de mudança que vai ocorrer na empresa. Veja os principais casos:
Mudança de endereço
Sempre que a empresa altera sua sede, filial ou estabelecimento, é obrigatória a atualização do CNPJ. Isso se aplica não só a mudanças dentro da mesma cidade, mas também para outros municípios ou estados.
Quando a mudança é para outra jurisdição da Receita Federal, pode ser necessário gerar um novo CNPJ.
Alteração no quadro societário
A entrada ou saída de sócios também exige alteração de CNPJ. Além disso, mudanças nos percentuais de participação ou função dos sócios no contrato social devem ser informadas.
Esse tipo de alteração costuma requerer o arquivamento do ato societário na Junta Comercial e posterior atualização no sistema da Receita.
Modificação do capital social
Alterações no capital social, sejam aumentos ou reduções, precisam constar no CNPJ. Portanto, a Receita Federal exige que o novo valor esteja de acordo com o contrato social atualizado.
Alteração de atividade econômica (CNAE)
Empresas que iniciam ou encerram atividades devem atualizar os códigos CNAE no CNPJ, pois a omissão pode gerar conflitos com o enquadramento tributário e gerar passivos fiscais.
Troca de nome empresarial ou fantasia
Qualquer mudança na razão social ou nome fantasia deve ser comunicada. Mesmo que sejam feitas alterações aparentemente simples — como inclusão de siglas ou troca de termos — ainda assim é exigida a modificação no cadastro.
Como fazer a alteração de CNPJ?
O processo de alteração envolve alguns passos burocráticos. Embora varie conforme o tipo de empresa e a natureza da alteração, de forma geral o procedimento inclui:
1. Elaboração do ato societário: contrato social, alteração contratual, ata ou outro documento formalizando a mudança;
2. Registro na Junta Comercial ou cartório: conforme a natureza jurídica da empresa;
3. Preenchimento do DBE (Documento Básico de Entrada) ou uso do Coletor Nacional;
4. Assinatura digital com certificado válido;
5. Envio dos documentos para a Receita Federal;
6. Acompanhamento do protocolo de alteração.
Além disso, em muitos casos, também é necessário comunicar as mudanças a outros órgãos, como Prefeitura, Secretaria da Fazenda Estadual, INSS, Caixa Econômica Federal (FGTS), e órgãos de classe, conforme o ramo da empresa.
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3. Organize seus documentos para abertura de empresa
Quais riscos corro ao não fazer a alteração de CNPJ?
Ignorar a necessidade de alterar o CNPJ pode gerar sérias consequências, por exemplo:
- Irregularidade fiscal e tributária;
- Multas por descumprimento de obrigações acessórias;
- Dificuldade em emitir notas fiscais;
- Impedimento para contratar com o poder público;
- Perda de benefícios fiscais e regime especial de tributação;
- Riscos em processos de licitação ou auditorias;
- Problemas com bancos e investidores.
Portanto, manter o CNPJ atualizado é uma medida preventiva que protege a saúde jurídica e fiscal da empresa.
Preciso alterar meu CNPJ no Simples Nacional?
Sim. Se acaso sua empresa for optante pelo Simples Nacional, é essencial atualizar o CNPJ na Receita Federal para que as alterações sejam refletidas no regime tributário.
A omissão pode acarretar desenquadramento, cobrança de tributos indevidos ou até cancelamento do regime. Além disso, alterações nos CNAEs devem respeitar os critérios de enquadramento do Simples.
Alteração de CNPJ e órgãos estaduais e municipais
A atualização na Receita Federal nem sempre é suficiente. Isto é, muitas vezes, é necessário atualizar os dados também:
- No cadastro mobiliário da Prefeitura;
- Na Secretaria da Fazenda Estadual;
- Na Vigilância Sanitária, Corpo de Bombeiros e Meio Ambiente;
- Nos Conselhos de Classe (como OAB, CRM, CREA, etc.);
- Em bancos, seguradoras e operadoras de saúde corporativa.
Por isso, é importante fazer um planejamento estratégico para que a alteração de CNPJ ocorra de forma coordenada entre os diversos órgãos públicos.
Quanto custa fazer a alteração de CNPJ?
O valor da alteração pode variar conforme o tipo societário, a localidade e os órgãos envolvidos. Mas, em geral, considere os seguintes fatores:
- Taxas da Junta Comercial;
- Honorários contábeis ou paralegais;
- Custos com certificados digitais;
- Eventuais taxas estaduais e municipais.
Empresas com estrutura societária complexa ou filiais em diferentes estados devem considerar a contratação de especialistas para garantir conformidade.
Encerramento e reabertura também exigem alteração?
Sim. Não só o encerramento mas também a reativação de uma empresa exigem comunicação formal à Receita Federal e atualização do CNPJ. Para o encerramento, é preciso protocolar o distrato social e cumprir etapas fiscais. Enquanto a reabertura exige o cumprimento das obrigações anteriores e a regularização de eventuais pendências.
Empresas que operam de forma irregular por falta de encerramento formal podem sofrer autuações mesmo estando inativas.
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Como vimos, as situações que exigem alteração de CNPJ são muitas e variadas. Por isso, o acompanhamento especializado é fundamental para evitar riscos.
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